Was kostet ein IT-Ausfall wirklich?
Wenn die IT stillsteht, steht oft auch das Geschäft.
E-Mails funktionieren nicht. Mitarbeiter können nicht auf Dateien zugreifen. Das ERP-System ist nicht erreichbar und Kunden können nicht wie gewohnt betreut werden.
Was zunächst nach einem technischen Problem klingt, kann für ein Unternehmen schnell zu einem wirtschaftlichen Problem werden.
Denn während die IT ausfällt, laufen die Personalkosten weiter. Aufträge können sich verzögern, Geschäftsprozesse stehen still und die Mitarbeiter müssen ausgefallene Arbeit später nachholen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:
„Wie schnell bekommen wir unsere IT wieder zum Laufen?“
Sondern:
„Was kostet uns eine Stunde, vier Stunden oder ein ganzer Arbeitstag ohne funktionierende IT?“
Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Die tatsächlichen Kosten hängen unter anderem von der Unternehmensgröße, der Branche, der Ausfalldauer und den betroffenen Systemen ab.
Welche Kosten entstehen bei einem IT-Ausfall?
Viele Unternehmen denken bei einem IT-Ausfall zunächst an die Kosten für die technische Reparatur.
Diese sind allerdings nur ein Teil der möglichen Gesamtkosten.
1. Mitarbeiter können nicht oder nur eingeschränkt arbeiten
Wenn zentrale IT-Systeme ausfallen, können Mitarbeiter ihre Aufgaben möglicherweise nicht mehr wie gewohnt erledigen.
Beispielsweise wenn:
E-Mail nicht funktioniert
wichtige Dateien nicht erreichbar sind
das ERP- oder Warenwirtschaftssystem ausfällt
das Ticketsystem nicht verfügbar ist
die Telefonanlage nicht funktioniert
Cloud-Anwendungen nicht erreichbar sind
Die Mitarbeiterkosten laufen währenddessen weiter.
Ein einfaches Rechenbeispiel
Nehmen wir an, ein Unternehmen hat 40 Mitarbeiter.
25 davon können während eines IT-Ausfalls nicht produktiv arbeiten. Bei angenommenen durchschnittlichen Personalkosten von 45 Euro pro Mitarbeiter und Stunde ergibt sich:
25 × 45 Euro = 1.125 Euro pro Stunde (Das ist lediglich ein Rechenbeispiel.)
Es berücksichtigt noch keine Umsatzausfälle, Wiederherstellungskosten oder weiteren Folgekosten.
2. Geschäftsprozesse können zum Stillstand kommen
IT ist heute Bestandteil nahezu jedes Geschäftsprozesses.
Wenn zentrale Systeme nicht funktionieren, können beispielsweise:
Bestellungen nicht bearbeitet werden
Angebote nicht erstellt werden
Rechnungen nicht verarbeitet werden
Kundentermine nicht vorbereitet werden
Lieferungen nicht disponiert werden
Produktionsprozesse beeinträchtigt werden
Wie stark die Auswirkungen sind, hängt davon ab, welches System ausfällt und wie wichtig es für den jeweiligen Geschäftsprozess ist.
Genau deshalb sollte ein Unternehmen seine kritischen Geschäftsprozesse kennen und bewerten.
Das sogenannte Business-Impact-Assessment ist ein etablierter Bestandteil der Notfall- und Wiederherstellungsplanung. Dabei wird unter anderem betrachtet, welche Auswirkungen ein Ausfall auf wichtige Geschäftsprozesse hat.
3. Die Wiederherstellung verursacht zusätzliche Kosten
Nach einem Ausfall muss die Ursache behoben und die betroffene IT wiederhergestellt werden.
Je nach Situation können dabei zusätzliche Kosten entstehen, beispielsweise durch:
externe IT-Spezialisten
Notfalleinsätze
zusätzliche Arbeitszeit
Ersatzhardware
Wiederherstellung von Daten
Neuinstallation oder Wiederaufbau von Systemen
Dabei spielt die Vorbereitung eine wichtige Rolle.
Je besser dokumentiert ist, welche Systeme vorhanden sind, welche Abhängigkeiten bestehen und wie eine Wiederherstellung funktioniert, desto strukturierter kann im Notfall gehandelt werden.
4. Nach dem Ausfall wartet die Arbeit
Auch wenn die IT wieder funktioniert, ist der Schaden nicht automatisch beseitigt.
Nicht erledigte Aufgaben müssen nachgearbeitet werden. Termine werden verschoben, Rückstände aufgearbeitet und Projekte müssen möglicherweise neu organisiert werden.
Dadurch kann aus einem zweistündigen technischen Ausfall ein deutlich längerer organisatorischer Aufwand entstehen.
5. Nicht jedes System ist gleich wichtig
Ein wichtiger Punkt wird bei der IT-Planung häufig unterschätzt:
Nicht jeder Ausfall hat die gleiche Bedeutung.
Ein ausgefallener Arbeitsplatz ist etwas anderes als ein nicht verfügbares ERP-System.
Ein Beispiel:
System / Bereich Mögliche Auswirkung
Einzelner Arbeitsplatz Ein Mitarbeiter kann möglicherweise nicht arbeiten
E-Mail Kommunikation ist eingeschränkt
Internetzugang Mehrere Cloud- und Kommunikationsdienste können betroffen sein
Telefonanlage Kundenkommunikation kann eingeschränkt sein
Dateiablage Zugriff auf wichtige Dokumente kann fehlen
ERP / Warenwirtschaft Zentrale Geschäftsprozesse können blockiert werden
Produktionssysteme Produktion kann beeinträchtigt oder unterbrochen werden
Backup-Infrastruktur Wiederherstellung nach einem größeren Vorfall kann erschwert werden
Welche Systeme tatsächlich kritisch sind, muss jedes Unternehmen individuell bestimmen.
Wie lange darf ein System ausfallen?
Hier kommen zwei wichtige Fragen ins Spiel:
Wie schnell müssen wir ein System wiederherstellen? Und: Wie viele Daten können wir uns leisten zu verlieren?
Die erste Frage beschreibt vereinfacht das Recovery Time Objective (RTO).
Das RTO legt fest, innerhalb welcher Zeit ein System oder Geschäftsprozess nach einem Ausfall wieder verfügbar sein soll.
Das Recovery Point Objective (RPO) beschreibt dagegen, wie weit ein Unternehmen bei der Datenwiederherstellung maximal zurückgehen kann.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Unternehmen definiert für ein bestimmtes System:
RTO: 4 Stunden Das bedeutet: Das System soll nach einem Ausfall innerhalb von vier Stunden wieder verfügbar sein.
RPO: 1 Stunde Das bedeutet: Im schlimmsten Fall soll höchstens eine Stunde an Daten verloren gehen.
Diese Ziele sollten sich nicht an technischen Möglichkeiten orientieren, sondern daran, was für den Geschäftsbetrieb tatsächlich erforderlich ist.
Was können Unternehmen gegen lange IT-Ausfälle tun?
Ein IT-Ausfall lässt sich nicht vollständig verhindern.
Unternehmen können aber dafür sorgen, dass die Wahrscheinlichkeit und vor allem die Auswirkungen eines Ausfalls reduziert werden.
1. Kritische Geschäftsprozesse identifizieren
Zunächst sollte geklärt werden:
Welche Prozesse sind für unser Geschäft unverzichtbar?
Welche IT-Systeme unterstützen diese Prozesse?
Welche Ausfälle können wir kurzfristig verkraften?
Welche Systeme müssen besonders schnell wieder verfügbar sein?
Damit entsteht eine Grundlage für die weitere Planung.
2. Backups nicht nur erstellen, sondern testen
Ein Backup ist nur dann hilfreich, wenn die Daten im Ernstfall tatsächlich wiederhergestellt werden können.
Deshalb sollten Wiederherstellungsverfahren regelmäßig überprüft und getestet werden.
NIST empfiehlt ausdrücklich, Backup- und Wiederherstellungsprozesse zu planen und regelmäßig zu testen.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht:
„Haben wir ein Backup?“
Sondern:
„Können wir damit unsere Systeme tatsächlich wiederherstellen – und wie lange dauert das?“
3. IT-Systeme überwachen
Monitoring kann dabei helfen, technische Probleme frühzeitig zu erkennen. Dazu können beispielsweise überwacht werden:
Server
Speicherplatz
Netzwerk
Backup-Jobs
Systemauslastung
wichtige Dienste
Das Ziel ist einfach: Ein Problem möglichst erkennen, bevor daraus ein Ausfall wird.
4. Updates und Patch-Management strukturieren
Veraltete Software und nicht geschlossene Sicherheitslücken können Risiken für die IT-Infrastruktur darstellen.
Ein strukturiertes Patch-Management sorgt dafür, dass Updates kontrolliert geplant und installiert werden.
Dabei geht es nicht darum, jedes Update blind sofort einzuspielen.
Entscheidend ist ein definierter und nachvollziehbarer Prozess.
5. Einen IT-Notfallplan vorbereiten
Im Notfall sollte möglichst wenig Zeit damit verloren gehen, Zuständigkeiten zu klären. Ein Notfallplan sollte deshalb unter anderem festlegen:
Wer übernimmt die Koordination?
Wer kontaktiert den IT-Dienstleister?
Welche Systeme werden zuerst wiederhergestellt?
Wo befinden sich wichtige Dokumentationen?
Wie werden Mitarbeiter informiert?
Wie werden Kunden informiert?
Welche alternativen Arbeitsmöglichkeiten gibt es?
NIST beschreibt Notfall- und Wiederherstellungsplanung ebenfalls als strukturierten Prozess mit definierten Verantwortlichkeiten, Wiederherstellungsstrategien und Verfahren.
Was kostet Vorsorge im Vergleich zum Ausfall?
Backup, Monitoring, Wartung, Sicherheitsmaßnahmen und Notfallplanung verursachen Kosten. Das ist unbestritten.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht: „Was kostet eine professionelle IT?“
Sondern: „Wie viel kostet uns ein ungeplanter Stillstand?“
Bei der Vorsorge können Unternehmen Maßnahmen planen, priorisieren und budgetieren.
Ein ungeplanter Ausfall kann dagegen gleichzeitig mehrere Kosten verursachen:
Personalkosten + Produktivitätsverlust + Wiederherstellung + mögliche Umsatzausfälle + organisatorischer Mehraufwand
Dabei gibt es keine allgemeingültige Summe. Die sinnvollere Betrachtung ist deshalb immer:
Was würde ein Ausfall unserer wichtigsten Systeme für unser konkretes Unternehmen bedeuten?
Fazit: Die entscheidende Frage ist nicht nur, ob die IT ausfällt.
Ein IT-Ausfall lässt sich nicht immer verhindern.
Unternehmen können jedoch beeinflussen, wie stark sie davon betroffen sind und wie schnell sie wieder arbeitsfähig werden.
Wer seine kritischen Geschäftsprozesse kennt, Backups regelmäßig testet, seine IT überwacht und einen funktionierenden Notfallplan besitzt, schafft eine wichtige Grundlage für einen widerstandsfähigen Geschäftsbetrieb.
Denn im Ernstfall zählt nicht nur die Frage: „Warum ist die IT ausgefallen?“
Sondern vor allem: „Wie schnell können wir wieder arbeiten?“
Wie gut ist Ihr Unternehmen auf einen IT-Ausfall vorbereitet?
Wir unterstützen Unternehmen dabei, kritische IT-Systeme und Geschäftsprozesse zu identifizieren, Risiken zu bewerten und sinnvolle Maßnahmen für Ausfallsicherheit und Wiederherstellung zu definieren.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was ein IT-Ausfall für Ihr Unternehmen tatsächlich bedeuten würde und wo sich Risiken sinnvoll reduzieren lassen.